|
Di era digital, bukan hanya kinerja saja yang menjadi penilaian akan profesionalitasmu. Cara bagaimana kamu mengirimkan email pun akan menjadi salah satu faktor yang menentukan.
Berikut cara berkirim email untuk mengesankan kualitas dan profesionalitas kerja :
1. Pakailah alamat email yang profesional.
Saat kamu menjadi karyawan, gunakan alamat email yang umum dan netral. pakailah alamat email resmi kantor atau email pribadi yang berasal dari nama aslimu.
2. Subjek email adalah hal yang sangat penting.
Subjek atau judul email merupakan representasi dari bagian isi email yang akan diinfoemasikan kepada penerima. Secara nggak langsung, penerima akan mengetahui isi email ini melalui subjek. Pastikan subjek berisi maksud dan tujuan yang akan disampaikan lewat email tersebut.
3. Pakailah ‘Cc’ atau ‘BCc’ untuk mengirimkan email ke banyak orang sekaligus.
Gunakan ‘Cc’ saat kamu ingin memberitahukan pihak lain terkait isi email selain penerima utama. Penerima yang dituliskan dalam kolom ‘To’ akan dapat melihat alamat email lainnya, begitu juga sebaliknya. Sedangkan jika kamu ingin masing-masing penerima nggak bisa melihat alamat email satu dengan lainnya, kamu bisa gunakan ‘BCc’.
4. Awali dengan Salam atau Sapaan
Awali email dengan salam atau kata sapaan seperti, “Halo, Putri”, “Selamat siang, Pak Yohanes”.
5. Tuliskan isi email dengan singkat dan jelas.
Jelaskan isi email dengan jelas dan lugas, efektif dan nggak bertele-tele sehingga mereka bisa menemukan informasi penting yang ingin kamu sampaikan dengan cepat.
6. Perhatikan juga penggunaan huruf dan tanda baca dalam penulisan email.
Jangan gunakan huruf kapital semua karena akan mengesankan kamu sedang marah-marah. Penggunaan tanda seru juga perlu diperhatikan, gunakan di akhir kalimat jika memang benar-benar perlu agar nggak terkesan emosional. Jangan juga menyingkat kata, berkirim email berbeda dengan sms-an berkirim pesan singkat lainnya.
7. Akhiri email dengan salam penutup yang sopan dan friendly
Akhiri email dengan salam penutup, misalnya Kind regards” atau Salam, dan diakhiri dengan nama lengkap juga kontakmu jika memang diperlukan.
8. Balas email yang kamu terima secepat mungkin
Kecepatan dalam membalas email juga menunjukkan bahwa kamu orangnya sigap dan siap dihubungi kapanpun.
9. Saat akan membalas email, pikir ulang sebelum memutuskan untuk menggunakan Cc atau memencet reply
Saat kamu menerima email yang tertuju untuk banyak penerima, pikirkan terlebih dahulu apakah kamu harus membalas email tersebut ke semua penerima atau cukup ke pengirim emailnya saja. Hal ini penting, apalagi jika isi balasan email yang akan kamu kirimkan sifatnya privasi. Intinya, jangan mengirim email ke orang-orang yang dirasa nggak perlu untuk kamu kirimkan email balasan.
10. Terakhir, cek kembali email sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan
Beberapa kesalahan seperti ejaan, konteks kalimat, maupun tujuan penerima, bisa diminimalisir jika kita mengecek kembali email sebelum dikirimkan. Terlebih jika email bersifat penting dan rahasia. Baca ulang email, lalu perbaiki kekeliruan yang kamu temukan sebelum dikirim. Melakukan kesalahan adalah manusiawi, namun memperbaikinya sebelum terjadi adalah hal yang bijak.
Dikutip dari : http://www.hipwee.com/sukses/9-cara-yang-dilakukan-orang-profesional-saat-berkirim-email-kamu-termasuk-nggak/ |
